GDPR ved optagelse og transskription af telefonsamtaler

Kort svar: GDPR optagelse telefonsamtaler

Når en virksomhed optager eller transskriberer telefonsamtaler, behandler den som udgangspunkt personoplysninger. Virksomheden skal have et klart formål og behandlingsgrundlag, opfylde oplysningspligten og håndtere adgang, indsigt, opbevaring og sletning.

Datatilsynet fremhæver, at generelle databeskyttelsesregler gælder, og at den registrerede som udgangspunkt kan anmode om indsigt. Det konkrete grundlag afhænger blandt andet af formålet; dokumentation og kvalitetssikring er ikke automatisk det samme.

Sådan fungerer det i praksis

Beskriv formål pr. datakategori, vælg grundlag med rådgiver, lav en kort telefonbesked og link til en specifik tekst. Fastlæg slettefrister for lyd, transskription, resume og analytics og test indsigtsprocessen.

Undgå at gemme alt for en sikkerheds skyld. Overvej om transskription uden lyd eller kun et struktureret resume kan opfylde formålet. Følsomme oplysninger kræver yderligere vurdering og streng adgang.

• ✓ Konkret formål og behandlingsgrundlag
• ✓ Oplysningspligt før eller ved optagelse
• ✓ Adgang, indsigt og eksport
• ✓ Slettefrist pr. datakategori
• ✓ Særskilt vurdering af følsomme data

Sådan vælger I den rigtige løsning

Vælg en platform, der kan styre optagelse pr. kunde og flow, dokumentere samtykke eller anden konfiguration, eksportere data og slette på tværs af råfiler, søgeindeks og backups efter aftalte regler.

Mål effekten på virksomhedens egne data

Følg optagestatus, slettejobs, indsigtsanmodninger, adgang til samtaler og afvigelser fra den valgte retention. Lav stikprøver på, om den lovede information faktisk afspilles.

Brug en afgrænset pilot med en fast baseline, synlige fejlkategorier og en navngiven ejer af opfølgningen. På den måde bliver konklusionen baseret på faktiske danske kundesamtaler i virksomheden — ikke på leverandørens bedste demo eller et gennemsnit fra en anden branche.